Upomnienie – Kiedy niemiecki kontrahent nie płaci

Niemieccy partnerzy gospodarczy są od lat znaczącymi i cenionymi w Polsce inwestorami oraz odbiorcami usług wielu przedsiębiorców z kraju. Tymczasem - jak wszędzie na świecie - tak i w Niemczech napotkać można na niesolidnych kontrahentów, których niewypłacalność dopiero w późniejszej niejako fazie współpracy staje się istotnym jej ograniczeniem, jeśli nie hamulcem czy przyczyną do zerwania wszelkich stosunków gospodarczych. Jak uniknąć finansowych kłopotów w ramach takiej kooperacji oraz - kiedy te powstaną - jak dochodzić swoich wierzytelności dowiedzą się Państwo tutaj:
<b>I.</b>
Trywialną już nieco prawdą jest fakt, iż wszelkie transakcje transgraniczne obarczone są większym ryzykiem aniżeli te, jakich dokonuje się wewnątrz kraju: pod otoczką jednego systemu prawnego, w zaufanych warunkach, znajomej mentalności i pod rządami takowych zasad kupieckich. Podjęcie współpracy międzynarodowej wymaga niejednokrotnie znajomości języka oraz zwyczajów partnera. Zagraniczny system prawny czy mentalność nie są jednak łatwo dostępne i przyswajalne, a do tego niezwykle zmienne w okresie towarzyszacych nam przemian kulturowych i gospodarczych. W kontekście współpracy gospodarczej z przedsiębiorcami z Niemiec zmianie uległo w ostatnich latach szczególnie wyobrażenie o ich mentalności płatniczej. Wpływ na takową mogła mieć przede wszystkim koniunktura gospodarcza, której niesmacznym owocem stała się wysoka liczba upadłych przedsiębiorców.
Również zamieszkali na terytorium Niemiec Polacy, z którymi to przedsiębiorcy z Polski chętnie kooperują, nie zważając często na konieczne regulacje umowne, są tymi, którzy unikają opłacania faktur, licząc na ochronę niemieckiego systemu prawa, tak trudno Polakom z ojczyzny dostępnego. Prawda ta działa naturalnie w obie strony, przy czym dochodzenie roszczeń w Polsce nie jest przedmiotem niniejszego artykułu.
<b>Zaufanie</b>
Istotnym źródłem kłopotów finansowych przedsiębiorców krajowych w trakcie ich kooperacji z zagranicznymi inwestorami czy też odbiorcami usług zdaje się być wysoki stopien zaufania wobec tychże oraz - z gruntu mile widziana - otwartość, tak dla polskiej mentalności charakterystyczna. Dla ochrony własnej warto jednak sprawdzić <b>wiarygodność kontrahenta </b>zza Odry, czego to możliwość oferuje tak internet, książki telefoniczne, Urząd Meldunkowy, Register Handlowy, Izby Gospodarcze czy ostatecznie wywiadownie gospodarcze. Przy podjęciu kontaktu gospodarczego należy sprawdzić przede wszystkim:
<ol><li>nazwiska kontrahentów,</li><li>sposób reprezentacji przedsiębiorcy oraz osób do niej uprawnionych,</li><li>jego formę prawną (często wyeksponowana już w nazwie firmy, por. artykuł pt. Spółki w Niemczech z 22.09.2007 r.) oraz</li><li>kondycję finansową.</li></ol>
Istnieje też dostępna dla każdego, kto posiada określony ustawowo interes prawny tzw. lista dłużników (tzw.<i> Schuldnerverzeichnis, </i>§ 915 ZPO) przy sądach rejonowych (tzw. <i>Amtsgericht</i>) oraz np. lista Niemieckiej Jednostki Inkasso (por. www.schuldnerverzeichnis.de). Wgląd do pierwszej z tych list przysługuje m.in. dla celów egzekucji, w celu spełnienia ustawowych obowiązków dla sprawdzenia wiarygodności gospodarczej tudzież uniknięcia szkód gospodarczych, jakie wynikać mogą z faktu, że dłużnik nie spełnia swoich obowiązków płatniczych. Dysponując powyższymi informacjami łatwiej jest dostosować umowę do konkretnej sytuacji oraz dobrać sposoby zabezpieczenia wypłacalności.
<b>Forma umowy</b>
Generalnie zaleca się, m.in. dla celów dowodowych pisemny charakter umowy. W kontaktach zagranicznych częstokroć stosuje się tzw. umowy ramowe. Do istotnych elementów umowy należą przede wszystkim jej przedmiot, terminy jej realizacji (dostaw etc.) oraz warunki płatności. Warto zastanowić się dalej nad kwestią zawarcia w umowie tzw. zapisu na sąd polubowny, klauzuli dot. właściwego prawa, sądu czy też miejsca ewentualnej egzekucji roszczeń. Jeśli polski kontrahent zamierza uregulować kwestie prawne w sposób odbiegający od zaproponowanych przez partnera niemieckiego ogólnych warunków handlowych (AGB) świadomym musi mu być konieczność uwzględnienia wielu regulacji niemieckich prawnych.
<b>Realizacja postanowień umowy </b>
W ramach realizacji postanowień umownych zaleca się odpowiednią dokumentację wszelkich podjętych kroków - zarówno przez wykonawcę czy dostawcę, jak i odbiorcę usługi bądź towaru (np. przy pomocy protokołu zdawczo - odbiorczego). Trudności w udowodnieniu wykonania świadczenia tudzież zapłaty za otrzymany towar czy usługę stanowią bowiem w praktyce istotną przeszkodę w dochodzeniu roszczenia. Szczególną uwagę warto zwrócić na zgłaszanie reklamacji czy też roszczeń do potrącenia przez przedsiębiorców zagranicznych, kiedy to te nie odnajdują odzwierciedlenia w wybrakowanej jakości usługi bądź towaru, zmierzają natomiast do zaniżenia ceny tudzież nawet odstąpienia od roszczeń.
<b>II.</b>
<b>Niezapłacone faktury </b>
Jeśli w ramach umowy pomiędzy polskim i niemieckim kontrahentem zdecydowano się na regulacje prawa niemieckiego należy uwzględnić kolejne kwestie:
<b> </b>
<b>Zwłoka</b> (wg prawa polskiego tzw. opóźnienie kwalifikowane) powstaje wg prawa niemieckiego jedynie wówczas, kiedy dochodzi do zakłócenia wykonania świadczenia, np. dłużnik wbrew prawu nie spełnia wiążącego go obowiązku, a to wskutek okoliczności, za które sam odpowiada. Aby zwłoka powstała musi naturalnie istnieć wymagalne roszczenie oraz - zasadniczo - upomnienie. Termin wymagalności roszczenia określa sama umowa bądź ustawa.
<b>Zwłoka bez upomnienia </b>
Niektórzy objęci regulacjami prawa niemieckiego dłużnicy popadają w zwłokę bez upomnienia (§ 286 ust. 2 BGB). Ta sytuacja ma miejsce:
<ol><li>kiedy moment świadczenia określony jest kalendarzowo (np. 14 dni od dnia wystawienia faktury, 05.03.2008 r. etc.),<strong></strong></li><li>kiedy istnieje nawiązanie do uprzedniego wydarzenia, tzn. kiedy świadczenie poprzedzało określone wydarzenie, od którego określono stosowny dla dłużnika czas na spełnienie świadczenia, i czas ten daje się ustalić kalendarzowo (np. “Płatność w dwa tygodnie od dostawy”),<strong></strong></li><li>ostateczna i jednoznaczna odmowa wykonania umowy tudzież spełnienia świadczenia przez dłużnika,<strong></strong></li><li>inne szczególne przyczyny usprawiedliwiające konieczność natychmiastowego popadnięcia w zwłokę - po rozważeniu interesów obu stron umowy, kiedy dłużnik np. oświadcza, że spełni świadczenie, po czym tego nie czyni; kiedy utrudnia dojście upomnienia lub świadomie świadczył na rzecz innej osoby etc.</li></ol>
<b> </b>
<b> </b>
<b> </b>
Upomnienie nie jest również konieczne, a zwłoka dłużnika następuje z mocy ustawy w przypadku tzw. czystych roszczeń pieniężnych (tzw. <i>reine Entgeltforderungen</i>, § 286 Abs. 3 BGB), wobec których dłużnik popada w zwłokę najpóźniej w 30 dni od dnia wymagalności roszczenia oraz dojścia doń rachunku albo równoznacznego zestawienia płatności. Co do dłużnych konsumentów regulacja ta wiąże tylko wówczas, jeśli zostali oni pouczeni co do konsekwencji nieuiszczenia kwot z faktury tudzież zestawienia płatności. Generalnie jest jednak ów wyjątek dla omawianej tu problematyki kooperacji polsko-niemieckich przedsiębiorców bez znaczenia, jako że potencjalni kontrahenci to przedsiębiorstwa, a nie konsumenci.
Wskutek zwłoki i od chwili jej nastąpienia wierzyciel jest uprawniony naliczać dłużnikowi odsetki i koszty postępowania upominawczego oraz podnosić roszczenie o wyrównanie szkody wynikłej z opóźnienia.
Odsetki ustawowe za zwłokę nalicza się w określonej wysokości punktów procentowych ponad stawkę podstawowej stopy procentowej (tzw. <i>Basiszinssatz</i>, stawki do 30.06.2008: 3,32% stawka podstawowa; 8,32% odsetki za zwłokę konsumenci; 11,32% odsetki za zwłokę w stosunkach handlowych, por. www.basiszinssatz.de). Przykładowe wyliczenie wb kontrahentów (niebędących konsumentami): 3,32% + 11,32% = 14,64%.
Do kosztów powstałych z tytułu podjęcia ww kroków należą np. porto, papier, telefon (pod warunkiem przesłania tychże dopiero po popadnięciu dłużnika w zwłokę) oraz koszty adwokackie i inne, dot. tak poza- jak i sądowego dochodzenia roszczeń. Konsekwencją tej regulacji jest fakt, iż w razie przejęcia sprawy przez miejscowego adwokata grożący dłużnikowi proces, w Niemczech szybki i skuteczny, powoduje niewymierne zawyżenie jego kosztów, a tym samym potrafi “zmotywować” go do szybkiego uregulowania faktury. Niekoniecznie będą pokryte koszty tzw. czystych biur inkasowych, jako że zlecenie dochodzenia roszczeń takiemu biuru nie odpowiada obowiązkowi wierzyciela do utrzymania szkody na możliwie niskim poziomie (tzw. <i>Schadenminderungspflicht</i>).
<b> </b>
<b>Dochodzenie roszczeń</b>
<b> </b>
Jak powyżej naszkicowano w sytuacji kiedy wystawiona na niemieckiego kontrahenta faktura pozostaje niezapłacona, swoich roszczeń dochodzi się w pierwszej kolejności w drodze pozasądowego postępowania upominawczego. Stosowane w praktyce niemieckiej upomnienie (tzw. <i>Mahnung</i>) jest jednostronnym, wymagającym potwierdzenia odbioru wezwaniem do zapłaty wymagalnej kwoty, z którego to doręczeniem dłużnik popada w zwłokę.
Upomnienie powinno zawierać:
<ol><li>datę,</li><li>numer faktury oraz dowodu dostawy, jak też</li><li>(kolejne upomnienie) termin płatności.</li></ol>
W Niemczech nie wymaga się wprawdzie żadnej szczególnej formy upomnienia, dla celów dowodowych warto jednak dokonywać go w formie pisemnej. Również liczba koniecznych upomnień nie jest z góry określona. Generalnie wystarcza jedno upomnienie, przy czym zasadom kupieckim odpowiada zwyczaj wysyłania tychże trzykrotnie. W sytuacji, kiedy wierzyciel dysponuje kilkoma roszczeniami wobec dłużnika, z upomnienia musi wynikać, o które w danej sytuacji chodzi.
<b> </b>
Większość pochodzących z Polski wierzycieli wystosowuje upomnienia samodzielnie. Niestety ich wezwania do zapłaty częstokroć pozostają bez odzewu. Nawet wówczas, jeśli wysłał je polski, władający niemieckim językiem prawnik. Nieco poważniej traktowana jest korespondencja niemieckich przedstawicieli prawa, którzy gwarantują znajomość krajowego systemu prawnego oraz mentalności swoich rodaków; ich zwyczajów handlowych etc. I w takiej konstelacji warto jednak uzbroić się w cierpliwość.
<b>Procedura</b>
<b> </b>
W razie jeśli polski wierzyciel zdecyduje się na postępowanie zgodne z niemieckimi zwyczajami kupieckimi, ma ono następujący przebieg:
<ol><li>Upomnienie - przypomnienie o zapłacie</li><li>Upomnienie - wyrażne wezwanie do zapłaty</li><li>Upomnienie - zagrożenie dalszymi krokami prawnymi</li></ol>